Respuesta corta
Decide qué aeropuertos va a usar el grupo antes de que la gente reserve y dilo con claridad. Después compara cada vuelo con esos aeropuertos, marca a quien llegue a otro y planea la recepción y los traslados por separado para cada aeropuerto. Lee siempre los horarios en la hora local del aeropuerto donde el vuelo aterriza o sale.
Puntos clave
- Elige tus aeropuertos antes de que los viajeros reserven y di cuáles vas a cubrir.
- Compara cada llegada y salida con esos aeropuertos y resuelve cada diferencia.
- Cada aeropuerto necesita su propia persona para recibir, su lista y su plan de traslados.
- Lee cada horario en la hora local del aeropuerto donde ocurre.
Por qué un grupo termina en varios aeropuertos
Muchos destinos tienen más de un aeropuerto, y quienes reservan sus propios vuelos eligen el más barato o el más directo desde su ciudad. Una boda cerca de Tulum puede recibir invitados en Cancún y en Tulum. Un congreso en Londres puede recibir participantes en Heathrow, Gatwick, Stansted y City. Normalmente no es un problema, siempre que lo sepas con tiempo.
- Cancún y Tulum, para la Riviera Maya
- Heathrow, Gatwick, Stansted, Luton y City, para Londres
- Charles de Gaulle y Orly, para París
- JFK, Newark y LaGuardia, para Nueva York
- Fiumicino y Ciampino, para Roma
Decide tus aeropuertos antes de que reserven
El mejor momento para resolver lo de varios aeropuertos es antes de que alguien compre su boleto. Si solo vas a recoger en un aeropuerto, dilo. Si vas a cubrir dos, di cuáles y qué significa cada uno para el viajero, por ejemplo un camino más largo.
Elige un aeropuerto principal
El que va a usar la mayoría, normalmente el que tiene más vuelos directos.
Define los aeropuertos que aceptas
Agrega un segundo o tercer aeropuerto solo si puedes recibir a la gente ahí. Dos o tres es un máximo razonable.
Dilo en la invitación
Nombra los aeropuertos, sus códigos y qué pasa si alguien llega a otro, por ejemplo que organiza su propio traslado.
Pide el aeropuerto junto con el vuelo
Cuando reúnas los vuelos, pide el aeropuerto de llegada y el de salida. Así las diferencias saltan a la vista.
Detecta los vuelos que llegan a otro aeropuerto
Aun con instrucciones claras, algunos viajeros van a aterrizar en un aeropuerto que no tenías previsto. Encuéntralos pronto, cuando todavía hay tiempo de cambiar una reserva u organizar un traslado. Las causas más comunes son un error en el número de vuelo, una conexión donde solo se dio el primer tramo, alguien que agregó unos días en otro lugar o un regreso más barato desde otro aeropuerto.
Para cada diferencia, decide una de tres cosas: el viajero cambia su vuelo, agregas ese aeropuerto a tu plan, o el viajero llega por su cuenta y lo anotas. Deja la decisión por escrito para que nadie espere en el aeropuerto equivocado.
Un equipo y una lista por aeropuerto
Dos aeropuertos son dos lugares donde hay que recibir gente, a menudo lejos uno del otro. Una sola persona no puede cubrir ambos, y una lista que mezcla los dos aeropuertos provoca errores. Dale a cada aeropuerto su propia persona para recibir y su propia lista.
Los enlaces de check-in se pueden limitar a un aeropuerto, así cada persona ve solo a los viajeros que aterrizan donde está. El coordinador principal sigue viendo los dos aeropuertos en un mismo tablero.
Planea los traslados de cada aeropuerto
El camino de cada aeropuerto al lugar del evento puede ser muy distinto. Planea las recogidas por separado para cada uno, con sus propios horarios y vehículos. Las preguntas son las mismas, pero las respuestas cambian.
| Pregunta | Por qué importa con dos aeropuertos |
|---|---|
| ¿Cuánto tarda el camino al lugar del evento? | Un camino más largo significa menos viajes por vehículo y llegadas más tarde al hotel |
| ¿Cuántos viajeros llegan a cada aeropuerto? | El aeropuerto con menos llegadas quizá solo necesite un auto, no un autobús |
| ¿A qué hora aterriza el último vuelo en cada uno? | Cada aeropuerto necesita un vehículo hasta su última llegada |
| ¿Desde dónde regresan los viajeros? | Algunos llegan a un aeropuerto y salen del otro |
No confundas las horas locales
Cada vuelo tiene dos horas en dos lugares. Un vuelo de Madrid a Cancún sale con la hora de Madrid y aterriza con la hora de Cancún. Confundirlas es una de las causas más comunes de una recogida perdida. Si los aeropuertos de tu grupo están en la misma ciudad, comparten zona horaria, pero los orígenes de tus viajeros no.
Ten cuidado en las semanas en que cambia el horario. Europa y Estados Unidos cambian la hora en fechas distintas, y algunos destinos, como Cancún, no la cambian nunca. Lee cada horario en la hora local del aeropuerto donde ocurre y escríbelo así en las hojas de traslados.