Respuesta corta
Pide a cada invitado su nombre como aparece en la reserva, el número de vuelo con el código de la aerolínea, la fecha de ese vuelo, el aeropuerto de llegada, cada vuelo de conexión y los mismos datos para su regreso. Usa una fila por viajero en una planilla, o deja que los invitados ingresen sus propios vuelos con un enlace. Luego verifica que cada vuelo exista, que las fechas y los aeropuertos estén bien, y busca a quien falte al menos dos semanas antes del viaje.
Puntos clave
- Pide el número de vuelo y la fecha, no solo la hora de llegada.
- Una fila por viajero, con llegada y salida en columnas separadas.
- Los vuelos con conexión necesitan todos los tramos, no solo el primero.
- Los errores más comunes son fechas mal puestas, números de vuelo con errores y tramos que faltan.
- Revisa la lista con tiempo y otra vez unos días antes del viaje.
Qué pedir a cada invitado
Haz una solicitud corta. Los invitados responden más rápido cuando solo tienen que copiar unas líneas de su reserva.
- Nombre completo, como aparece en la reserva
- Número del vuelo de llegada, con el código de la aerolínea, como IB 6123
- Fecha de ese vuelo, como aparece en el boleto
- Aeropuertos de salida y de llegada
- Cada vuelo de conexión, en orden
- Los mismos datos para el vuelo de regreso
- Con quién viaja, para mantener juntos a los grupos
- Un celular para los días de viaje
Columnas de planilla que funcionan
Si reúnes los vuelos en una planilla, usa una fila por viajero y una columna por dato. Evita celdas combinadas y notas dentro de las columnas de vuelo, porque rompen el orden y las importaciones.
| Columna | Ejemplo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Nombre, Apellido | Ana, Torres | Cruzar con reservas y listas de nombres |
| Grupo | Familia Torres | Mantener familias y parejas en el mismo traslado |
| Vuelo de llegada | IB 6123 / AA 1405 | Cada tramo, en orden |
| Fecha de llegada | 14/06/2027 | Fecha del primer tramo, como en el boleto |
| Aeropuerto de llegada | CUN | Detectar invitados que llegan a otro lugar |
| Vuelo de salida | AA 1406 | Planear el traslado de regreso |
| Fecha de salida | 18/06/2027 | La misma regla que la fecha de llegada |
| Teléfono | Número de celular con código de país | Contactar al invitado el día del viaje |
| Notas | Silla de ruedas | Necesidades de vehículo y recibimiento |
Deja que los invitados ingresen sus vuelos
En bodas y eventos abiertos, muchas veces lo más fácil es que los invitados agreguen sus propios vuelos. Te ahorras copiar datos de decenas de emails, y ellos mismos pueden corregir sus cambios más adelante.
Prepara la lista de invitados
Agrega a cada invitado esperado por su nombre, aunque todavía no sepas su vuelo.
Envía un solo enlace
Comparte el enlace en el save the date, en el email de bienvenida o en la web del evento.
Los invitados agregan sus vuelos
Cada invitado busca su nombre y agrega sus vuelos de llegada y salida, con conexiones.
Revisa y recuerda
Mira quién no respondió y envía un recordatorio amable.
Los errores que hay que detectar
Los mismos errores aparecen en casi todos los grupos. Búscalos a propósito.
- Fecha equivocada en vuelos nocturnos: el invitado da la fecha de llegada cuando el vuelo sale el día anterior.
- Errores en el número de vuelo: la letra O en lugar del cero, un dígito que falta, un código de aerolínea equivocado.
- Vuelos en código compartido: el número del boleto pertenece a una aerolínea socia. Suele funcionar, pero compáralo con el vuelo que opera si algo no cuadra.
- Conexiones que faltan: solo se da el primer tramo, y terminas siguiendo un vuelo que aterriza en otra ciudad.
- Horas sin zona horaria: una hora en el horario de casa del invitado en lugar de la hora local del aeropuerto.
- Vuelos viejos: el invitado cambió su reserva y no te avisó.
En GroupArrivals, cada vuelo se verifica y se detectan los posibles errores de escritura. Los viajeros cuyos aeropuertos no coinciden con los del grupo se marcan, para que preguntes antes del viaje.
Revisa la lista antes del viaje
Entre seis y cuatro semanas antes
Envía la primera solicitud con una fecha límite clara.
Dos semanas antes
Recuerda a quien falte. Revisa cada vuelo, fecha y aeropuerto.
Tres días antes
Pide a los invitados que confirmen que nada cambió. Las aerolíneas cambian horarios con frecuencia.
El día anterior
Comparte la lista final de llegadas con la empresa de traslados y con quien recibe en el aeropuerto.
Ten una lista corta de los invitados que aún no mandan su vuelo, y decide qué pasa si nunca responden, por ejemplo recibirlos en el hotel en lugar del aeropuerto.
Cuida los datos de tus invitados
Los datos de vuelo y los teléfonos son datos personales. Pide solo lo necesario, comparte con cada proveedor solo su parte de la lista y borra la lista cuando termine el evento.
En GroupArrivals, al proveedor de datos de aviación solo se envían números de vuelo y fechas, nunca nombres, y los datos personales de los viajeros se borran una cantidad fija de días después de que termina el grupo.