Respuesta corta
Ordena cada llegada por aeropuerto y hora de aterrizaje, y junta en una misma tanda de traslado los vuelos que aterrizan con unos 60 a 90 minutos de diferencia, según el tamaño de tus vehículos. Agrega un margen para migración, equipaje y pequeños retrasos antes de que salga cada tanda. Cuando un vuelo cambia, revisa la nueva hora, decide si ese viajero espera, pasa a otra tanda o va en un auto aparte, y avisa a la empresa de traslados, a quien recibe en el aeropuerto y al hotel.
Puntos clave
- Planea primero por aeropuerto y después por hora de aterrizaje.
- Una tanda son los vuelos que aterrizan con 60 a 90 minutos de diferencia y caben en tus vehículos.
- Calcula la salida desde que el equipaje está listo, no desde el aterrizaje.
- Define tus reglas para vuelos tardíos antes del día de viaje, así cada cambio toma minutos.
- Cada cambio va a tres personas: la empresa de traslados, quien recibe y el hotel.
Empieza con una lista de llegadas limpia
Un plan de traslados es tan bueno como la lista que lo sostiene. Antes de armar la primera tanda, confirma que cada viajero tiene vuelo, fecha y aeropuerto, y que las horas están en hora local del aeropuerto de llegada.
- Nombre del viajero y el grupo con el que viaja
- Número de vuelo, fecha y aeropuerto de llegada
- Hora programada de aterrizaje, en hora local del aeropuerto
- Terminal, si el aeropuerto tiene más de una
- Cantidad de maletas y equipaje especial, como palos de golf o sillas de ruedas
- Notas que cambian el vehículo: accesibilidad, sillas para niños, VIP
Agrupa las llegadas en tandas de traslado
Una tanda de traslado es una salida desde el aeropuerto que lleva a los viajeros de varios vuelos. Las buenas tandas mantienen corta la espera de los invitados y bajo el número de viajes de tus vehículos.
Separa por aeropuerto y terminal
Cada aeropuerto tiene su propio plan. En un aeropuerto grande, cambiar de terminal puede tomar 20 minutos, así que trata cada terminal casi como un aeropuerto aparte.
Ordena por hora de aterrizaje
Lista los vuelos del más temprano al más tarde para cada día.
Marca las ventanas
Junta los vuelos que aterrizan con unos 60 a 90 minutos de diferencia. Una ventana más larga significa menos viajes, pero más espera para los primeros en llegar.
Asigna un vehículo a cada tanda
Cuenta viajeros y maletas por tanda y elige el vehículo. Si una tanda no cabe en un bus, divídela por vuelo y no por nombre.
Ponle nombre y hora a cada tanda
Dale a cada tanda un nombre, como Día 1 Tanda 3, y una hora de salida del aeropuerto. Así todo el equipo habla de lo mismo.
| Tanda | Vuelos | Aterrizan | Viajeros | Sale del aeropuerto |
|---|---|---|---|---|
| Día 1 Tanda 1 | 3 vuelos | 09:10 a 10:05 | 34 | 11:00 |
| Día 1 Tanda 2 | 2 vuelos | 11:40 a 12:30 | 21 | 13:20 |
| Día 1 Tanda 3 | 1 vuelo tardío | 18:45 | 6 | 19:45 |
Deja márgenes para migración, equipaje y retrasos
La hora de aterrizaje no es la hora en que el invitado sale. Calcula la salida de cada tanda desde el momento en que los viajeros del último vuelo deberían estar en el área de llegadas, y agrega un pequeño margen por si aterriza tarde.
| Situación | Margen desde el aterrizaje |
|---|---|
| Vuelo nacional, solo equipaje de mano | 20 a 30 minutos |
| Vuelo nacional con maletas documentadas | 30 a 45 minutos |
| Vuelo internacional con migración y maletas | 45 a 75 minutos |
| Aeropuerto muy concurrido en hora pico, o caminata larga | Suma 15 a 30 minutos |
Son puntos de partida. Pregunta a tu equipo local cuánto tarda una llegada normal en ese aeropuerto a esa hora, y ajusta después del primer día.
Atención a las conexiones y a otros aeropuertos
Los viajeros con conexión son los que más fácilmente terminan en una tanda posterior. Quienes aterrizan en un aeropuerto distinto al del resto del grupo necesitan su propio plan, y conviene descubrirlo semanas antes, no el mismo día.
- Sigue el último tramo de cada conexión, porque es el que aterriza en tu aeropuerto.
- Ten un asiento libre o un auto pequeño disponible el primer día, cuando llega la mayoría.
- Pide a los invitados que compran su propio vuelo que te digan su aeropuerto, y compáralo con los aeropuertos del grupo.
Qué hacer cuando una tanda cambia
En un día con muchas llegadas, algo siempre se mueve. Con una rutina tranquila, un retraso se resuelve en cinco minutos.
Revisa la nueva hora
Mira el estado del vuelo en vivo y la hora estimada de aterrizaje, no solo lo que dice el invitado o la app de la aerolínea.
Aplica tu regla
Dentro de tu límite de espera, la tanda espera. Si se pasa, el viajero va en la siguiente tanda o en un auto aparte. Si toda la tanda viene tarde, mueve la hora del vehículo.
Avisa a la empresa de traslados
Dales el nombre de la tanda, la nueva hora de salida y el nuevo número de pasajeros. Para un conductor, los números importan más que los nombres.
Avisa a quien recibe
Necesita saber quién va ahora en cada tanda, para que nadie suba al vehículo equivocado.
Avisa al hotel
Si los invitados llegarán mucho más tarde de lo previsto, avisa a la recepción para que tengan listas las habitaciones y una comida tardía.
Planea las salidas al revés
Los traslados de salida funcionan al revés. Parte de la hora de salida del vuelo y resta el tiempo necesario en el aeropuerto, el trayecto y un margen por tráfico. Agrupa a los invitados cuyas horas de recogida quedan cerca, igual que con las llegadas.
Para vuelos internacionales, muchos grupos planean llegar al aeropuerto unas tres horas antes de la salida, y unas dos horas para vuelos nacionales. Revisa la recomendación de la aerolínea para esa ruta y suma tiempo cuando un grupo grande documenta junto.
En GroupArrivals, la pestaña de salidas lista cada vuelo de regreso por día y aeropuerto, y la exportación del manifiesto le da a la empresa de traslados un archivo CSV o Excel por día, aeropuerto o vuelo.